Tugas Softskill 9 dan 10 : Desain dan Struktur Organisasi

    A.   Dimensi Struktur Organisasi
Dimensi struktur organisasiStruktur organisasi adalah pola tentang hubungan antara berbagai komponen dan bagian organisasi. Pada organisasi formal struktur direncanakan dan merupakan usaha sengaja untuk menetapkan pola hubungan antara berbagai komponen, sehingga dapat mencapai sasaran secara efektif. Sedangkan pada organisasi informal, struktur organisasi adalah aspek sistem yang tidak direncanakan dan timbul secara spontan akibat interaksi peserta.

Tiga Dimensi Struktur Organisasi, Yaitu :

    A.    Kompleksitas

Mempertimbangkan tingkat diferensiasi yang ada dalam organisasi termasuk di dalamnya tingkat spesialisasi atau tingkat pembagian kerja, jumlah tingkatan di dalam hirarki organisasi serta tingkat sejauh mana unit-unit organisasi tersebar secara geografis.

Diferensiasi :
       
Diffrensiasi horizontal,  merujuk pada tingkat diferensiasi antara unit-unit berdasarkan orientasi para anggota, sifat dari tugas yang dilaksanakan, dan tingkat pendidikan dan pelatihannya.

Spesialisasi adalah pengelompokkan aktivitas tertentu yang dilakukan satu individu.

Spesialisasi fungsional = pembagian kerja.

Spesialisasi social =  individunya yang dispesialisasi

Departementalisasi : cara organisasi secara khas mengkoordiinasikan aktivitas yang telah dideferensiasi secara horizontal. Misal : Berdasarkan fungsi; geografis;produk; proses

Diffrensiasi vertical,  merujuk pada kedalaman struktur

Misal : organisasi berbentuk tall atau flat, tergantung dari rentang kendali (span of control)

    Diferensiasi Spasial,  tingkat sejauh mana lokasi dari kantor,pabrik, dan personalia sebuah organisasi tersebar secara geografis.

 


B.  Formalisasi

Formalisasi, yaitu sejauh mana organisasi menyandarkan dirinya pada peraturan dan prosedur untuk mengatur perilaku dari para pegawainya.

Keuntungan adanya standarisasi :

      Standarisasi perilaku akan mengurangi keanekaragaman

     Memudahkan koordinasi

      Adanya penghematan

Formalisasi  Bersifat eksternal bagi pegawai, peraturan, prosedur, dan aturan ditetapkan   secara terinci,     dikodifikasi, & dilaksanakan  melalui pengawasan langsunng


Teknik-teknik Formalisasi :

Seleksi

 Persyaratan peran

 Peraturan, prosedur, dan kebijaksanaan.

 Pelatihan

 Ritual.

    C. Sentralisasi

           Sentralisasi, tingkat di mana pengambilan keputusan dikonsentrasikan pada suatu titik  tunggal di dalam organisasi

Hambatan sentralisasi :

  Hanya memperhatikan struktur formal.

 Memperhatikan kebebasan dalam pengambilan keputusan.

 Konsentrasi pada seseorang, unit atau tingkat.

Kontrol dari top manajemen, tetapi keputusan tetap terletak pada anggota tingkat rendah.


B. DEPARTEMENTALISASI

    Ø   Pengertian Departementalisasi
       Departementalisasi adalah proses penentuan cara bagaimana kegiatan yang dikelompokkan.

Beberapa bentuk departementalisasi sebagai berikut :
1. Fungsi
2. Produk atau jasa
3. Wilayah
4. Langganan
5. Proses atau peralatan
6. Waktu
7. Pelayanan
8. Alpa – numeral
9. Proyek atau matriks

    Ø  Departementalisasi Fungsional
              Departentalisasi fungsional mengelompokkan fungsi – fungsi yang sama atau kegiatan – kegiatan sejenis untuk membentuk suatu satuan organisasi. Organisasi fungsional ini barangkali merupakan bentuk yang paling umum dan bentuk dasar departementalisasi. kebaikan utama pendekatan fungsional adalah bahwa pendekatan ini menjaga kekuasaan dan kedudukan fungsi- funsi utama, menciptakan efisiensi melalui spesialisasi, memusatkan keahlian organisasi dan memungkinkan pegawai manajemen kepuncak lebih ketat terhadap fungsi-fungsi.
               Pendekatan fungsional mempunyai berbagi kelemahan. struktur fungsional dapat menciptakan konflik antar fungsi-fungsi, menyebabkan kemacetan-kemacetan pelaksanaan tugas yang berurutan pada kepentingan tugas-tugasnya, dan menyebabkan para anggota berpandangan lebih sempit serta kurang inofatif.

    Ø  Departementalisasi Divisional
              Organisasi Divisional dapat mengikuti pembagian divisi-divisi atas dasar produk, wilayah (geografis), langganan, dan proses atau peralatan. Struktur organisasi divisional atas dasar produk. setiap departemen bertanggung jawab atas suatu produk atau sekumpulan produk yang berhubungan (garis produk). Divisionalisasi produk adalah pola logika yang dapat diikuti bila jenis-jenis produk mempunyai teknologi pemrosesan dan metoda-metoda pemasaran yang sangat berbeda satu dengan yang lain dalam organisasi. Sturktur organisasi divisional atas dasar wilayah. Departementalisasi wilayah , kadang-kadang juga disebut depertementalisasi daerah , regional atau geografis , adalah pengelompokkan kegiatan-kegiatan menurut tempat dimana operasi berlokasi atau dimana satuan-satuan organisasi menjalankan usahanya.



    Ø  Kebaikan-kebaikan struktur organisasi divisional dapat diperinci sebagai berikut :

1. Meletakkan koordinasi dan wewenang yang diperlukan pada tingkat yang sesuai bagi pemberian tanggapan yang cepat.

2. Menempatkan pengembangan dan implementasi strategi dekat dengan lingkungan divisi yang khas.

3. Tempat latihan yang baik bagi para manager strategik.

    Ø  Kelemahah-kelemahan sturktur divisional secara lebih terperinci :

1. Masalah duplikasi sumberdaya dan peralatan yang tidak perlu.

2. Dapat menimbulkan tidak konsistennya kebijakan antara divisi-divisi Perusahaan yang melekukan departentalisasi diuntungkan dengan pembagian control dan koordinasi pada perusahaan tersebut. Wilayah kekuasaan dan tanggung jawab dipersempit sehingga untuk memimpinnya menjadi lebih mudah.



C.Model - Model Desain Organisasi
1. Model organisasi mekanistik .
     Model yang menekankan pentingnya mencapai produksi dan efisiensi tingkat tinggi. Henry Fayol mengajukan sejumlah prinsip yang berkaitan dengan fungi pimpinan untuk mengorganisasi dan empat diantaranya berhubungan dengan pemahaman model mekanistik yaitu:

    Prinsip Spesialisasi yaitu merupakan sarana terbaik untuk mendayagunakan tenaga individu dan kelompok.
    Prinsip Kesatuan Arah yaitu semua pekerjaan harus dikelompokkan berdasarkan keahlian.
    Prinsip Wewenang dan Tanggung jawab yaitu manager harus mendapat pendelegasian wewenang yang cukup untuk melaksanakan tanggung jawab yang dibebankan kepadanya.
    Prinsip Rantai Skalar yaitu hasil alami dari pelaksanaan ketiga prinsip sebelumnya adalah rantai tingkatan manajer dari peringkat wewenang paling tinggi sampai dengan peringkat paling rendah. Rantai scalar adalah jalur keseluruhan komunikasi vertical dalam sebuah organisasi.

Birokrasi mempunyai berbagai arti. Secara tradiusional istilah ini mengacu pada konsep ilmu politik tentang pemerintahan. Akan tetapi menurut Max Weber struktur birokratik ialah struktur yang lebih unggul bila dibandingkan dengan struktur lainnya Weber yakin bahwa untuk mencapai manfaat desain birokratik secara maksimum harus memiliki karakteristik berikut yaitu :

    Semua tugas dibagi-bagi menjadi pekerjaan yang sangat dispesialisasi.
    Setiap tugas dilaksanakan menurut sistem pengaturan abstrak guna menjamin keseragaman dan koordinasi berbagai tugas yang berbeda.
    Setiap anggota atau kantor organisasi hanya bertanggung jawab atas prestasi kerja kepada satu manajer.
    Setiap pegawai organisasi berhubungan dengan pegawai lain dan para klien secra impersonal dan formal.
    Pekerjaan dalam organisasi birokratik didasarkan atas kualifikasi teknis dan terlindung dari pemberhentian secarab sewenang-wenang.

Model mekanistik sangat efisien karena karakteristik strukturnya. Model ini sangat kompleks         karena menekankan pada spesialisasi kerja, sangat disentralisasikan karena menekankan wewenang dan tanggung jawab, sangat formal karena menekankan fungsi sebagai dasar utama departementalisasi. Karakteristik dan praktek organisasi ini mendasari model organisasi yang diterapkan secara luas. Namun, model mekanistik bukan satu-satunya model yang diterapkan.

2. Model Organik
              Menekankan pada pentingnya mencapai keadaptasian dan perkembangan tingkat tinggi. Desain organisasi ini kurang mengandalkan peraturan dan prosedur, wewenang yang disentralisasikan atau spesialisas yang tinggi.
Model organik desain organisasi merupakan kontars dari model mekanistik. Karakteristik dan praktek organisasi yang mendasari model organik sama sekali berbeda dari karakteristik dan praktek yang mendasari model mekanistik. Perbedaan yang paling mencolok antara kedua model itu berasal dari criteria keefektifan yang berbeda yang ingin diusahakan sebesar-besarnya oleh masing-masing model. Jika model mekanistik berusaha untuk mencapai efisiensi dan produksi secara maksimum, maka model organik berusaha untuk mencapai keluwesan dan keadaptasian yang maksimum. Organisasi organik bersifat luwes dan dapat beradaptasi dengan tuntutan perubahan lingkungan karena desain organisasinya mendorong untuk lebih mendayagunakan potensi manusia.
Desain organisasi yang menimbulkan rasa berharga dan motivasi serta mempermudah keluwesan dan keadaptasian biasanya memiliki karakteristik berikut :
Desain itu relative sederhana karena tidak memerlukan spesialisasi, melainkan menekankan kepada peningkatan cakupan pekerjaan.
Desain itu relative didesentralisasikan karena menekankan pendelegasian wewenang dan peningkatan kedalaman pekerjaan.
Dan relatife formal sebab menekankan produk dan pelanggan sebagai dasar departemensi.

Tabel Perbedaan Model Mekanistik dan Organik

No.	Struktur Model Mekanistik	Struktur Model Organik
1	Proses kepemimpinan tidak mencakup persepsi tentang keyakinan dan kepercayaan. Bawahan merasa tidak bebas mendiskusikan masalah dengan atasan	Proses kepemimpinan mencakup persepsi tentang keyakina dan kepercayaan antara atasan dan bawahan dalam segala persoalan. Bawahan merasa bebas mendiskusikan masalah dengan atasan.
2	Proses motivasi hanya menyadap motif fisik, rasa aman, dan ekonomik  melalui perasaan takut dan sanksi.	Proses motivasi berusaha menimbulkan motivasi melalui metode partisipasi.
3	Proses komunikasi berlangsung sedemikian rupa sehingga informasi mengalir ke bawah cenderung terganggu, tidak akurat, dan dipandang dengan rasa curiga.	Proses komunikasi berlangsung sedemikian rupa sehingga informasi mengalir secra bebas keseluruh organisasi yaitu ke atas, kebawah dan kesamping.
4	Proses interaksi bersifat tertutup dan terbatas	Proses interaksi bersifat terbuka dan ekstensif.
5	Proses pengambilan keputusan hanya terjadi di tingkat puncak	Proses pengambilan keputusan dilaksanakan di semua tingkatan melalui proses kelompok.
6	Proses penyusunan tujuan dilakukan di tingkat puncak organisasi tanpa mendorong adanya partisipasi.	Proses penyusunan tujuan mendorong timbulnya partisipasi kelompok untuk menetapkan sasaran yang tinggi
7	Proses kendali dipusatkan dan menekankan upaya memperhalus kesalahan atas kekeliruan  yang terjadi.	Proses kendali menyebar ke seluruh  organisasi dan menekankan pemecahan masalah dan pengendalian diri sendiri.

    

  


D. Implikasi Manajerial Desain dan Struktur Organisasi .
Perusahaan merupakan salahsatu contoh organisasi yang kompleks, oleh karena itu dalam berproses perusahaan harus memiliki bentuk keorganisasian tertentu yang dapat menyederhanakan hal kompleks di dalam kestrukturan organisasi ini. Diperlukan adanya strategi, standarisasi, dan kerjasama dari berbagai divisi atau bagian-bagian pada perusahaan untuk mensikronisasi dan mendukung proses manajerial dalam perusahaan.





Sumber :
http://herisllubers.blogspot.com/2013/06/dimensi-struktur-organisasi.html
http://rizkyfebriyanto.blogspot.com/2013/06/departementalisasi.html
sumber : http://h0404055.wordpress.com/2010/04/02/model-dan-teori-organisasi/
http://dian-ratnas.blogspot.com/2013/06/implikasi-manajerial-desain-dan.html